GDPR - General Data Protection Regulation

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV A SPRÁVCOVSKÉ SPOLOČNOSTI / BYTOVÉ DOMY

Zákon č. 18/2018 Z.z. a Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679


GDPR - General Data Protection Regulation V roku 2016 bolo zverejnené nariadenie Európskeho parlamentu (GDPR). Toto nariadenie sa vzťahuje na každého, kto spracúva osobné údaje. Dôležité je však upozorniť, že osobný údaj nie je len rodné číslo, ako sa traduje, ale je to aj meno, priezvisko, adresa bydliska, tel. číslo a čo je novinka aj napr. IP adresa, cookies. Všetky spoločnosti sú povinné prijať opatrenia podľa tohto nariadnia najneskôr do 25. mája 2018, kedy začne byť nariadenie účinné.

Naša spoločnosť sa venuje ochrane osobných údajov od roku 2001 a počas tejto doby sme spracovali viac ako 10.000 dokumentácií a pomohli klientom pri 23 kontrolách.
Dlhodobo spolupracujeme so Združením spoločenstiev vlastníkov bytov na Slovensku a pre ich členov sme pripravili špeciálne ceny na vypracovanie celej dokumentácie ohľadne ochrany osobných údajov ( zmluvy, poverenia, poučenia oprávnených osôb, súhlasy so spracovaním osobných údajov, záznamy o spracovateľských činnostich, oboznámenia dotknutých osôb, návrh IT zabezpečenia počítačov, povinné informácie na webové stránky ...)

 

Najdôležitejšie zmeny, ktoré súvisia priamo s GDPR :


•   všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov je doteraz najucelenejším súborom pravidiel ochrany dát na svete,
•   množstvo ďalších údajov bude považovaných za určitých okolnosti za osobné, napr. IP adresa, cookies, e-mailové adresy, GPS údaje ...,
•   fyzická osoba by mala mať právo na prístup k údajom, ktoré boli o nej získané,
•   akékoľvek zamietnutie alebo obmedzenie prístupu by malo byť dotknutej osobe v zásade oznámené písomne,
•   fyzická osoba má mať právo na opravu nesprávnych osobných údajov, ako aj právo na ich vymazanie,
•   sprísňuje sa ochrana osobných údajov detí, bude povinný súhlas od rodičov so spracovaním osobných údajov detí mladších ako 16 rokov,
•   omnoho vyššie pokuty - maximálna pokuta môže byť až do výšky 20 miliónov EUR alebo do výšky 4% celkového ročného obratu podniku,
•   niektorí prevádzkovatelia budú musieť vymenovať nezávislú ZODPOVEDNÚ OSOBU, ktorá bude podliehať priamo vedeniu spoločnosti,
•   po novom bude musieť spracovateľ ohlásiť ohrozenie zabezpečenia osobných dát najneskôr do 72 hodín od okamihu, keď sa o incidente dozvedel,


OSOBNÉ ÚDAJE


Osobnými údajmi nie sú len údaje, ktoré získate od dotknutej osoby, ale aj ako sa píše v zákone „osobné údaje týkajúce sa zdedených genetických charakteristických znakov fyzickej osoby alebo nadobudnutých genetických charakteristických znakov fyzickej osoby, ktoré poskytujú jedinečné informácie o fyziológii .. „. Inak povedané, video záznam získaný cez kamerový systém. Nakoľko osobné údaje (ďalej len “OU”) možno spracúvať len zákonným spôsobom a tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutých osôb, nie je možné ( aj keď legálne získané údaje od dotknutej osoby na základe jej súhlasu, alebo získané z verejne dostupných legálnych zdrojov ) použiť na akýkoľvek účel a už vôbec nie je prípustné zverejňovať ich, prípadne poskytnúť komukoľvek. V zákone je presne definované od koho môžeme zbierať OU, aké operácie môžeme s nimi robiť, za akých podmienok ich môžeme poskytnúť prípadne zverejniť. Samozrejme je veľmi dôležité vyhodnotiť, ktorý zákon vplýva na samotné OU okrem zákona o ochrane osobných údajov. Typickým príkladom je ( dosť často riešime takéto prípady ), že dotknutá osoba (majiteľ bytu) sa stane neplatičom. Zákon hovorí, že každý majiteľ konkrétneho bytového domu, ktorý má platnú zmluvu so spoločenstvom, má právo nahliadnuť do zoznamu neplatičov v bytovom dome. Existuje však zákon č. 182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov , ktorý v §9 ods. 3) píše: „Správca alebo spoločenstvo je oprávnené na účely správy domu spracúvať osobné údaje vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, číslo bytu, telefónne číslo, elektronická adresa, číslo účtu a kód banky. Správca alebo spoločenstvo je oprávnené na účel ochrany majetku vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome zverejňovať zoznam vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, ktorí majú úhrnnú výšku nedoplatkov na preddavkoch do fondu prevádzky, údržby a opráv domu a na úhradách za plnenie aspoň 500 eur. V zozname sa uvedie meno a priezvisko vlastníka bytu alebo nebytového priestoru v dome a suma nedoplatku na preddavkoch do fondu prevádzky, údržby a opráv domu alebo na úhradách za plnenie. Zoznam sa zverejňuje na mieste obvyklom na oznamovanie informácií v dome.“ Takže aj keď Zákon nezakazuje poskytnúť informáciu o neplatičovi, ktorý má dlh do 500 EUR, horeuvedený zákon to nepovoľuje. Z toho vyplýva, že pokiaľ by k Vám ako k správcovi prišiel majiteľ bytu a chcel by vedieť informáciu o neplatičoch a bude mať aj odpoveď z Úradu na ochranu osobných údajov (že takéto nahliadnutie do zoznamu neplatičov, nie je v konflikte so Zákonom), týmto poskytnutím informácií, by ste sa mohli dostať do problému kvôli zákonu č. 182/1993 Z.z.



VYJADRENIE ÚRADU NA OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV


... otázka právomocí správcu pri spracúvaní osobných údajov vychádzajú okrem Nariadenia/zákona č. 18/2018 Z. z. najmä zo zákona č. 182/1993 Z. z. Národnej rady Slovenskej republiky o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov ako aj písomnej zmluvy o výkone správy. Ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia/§ 13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z. je potrebné vykladať striktne, nemá sa vzťahovať na situácie, keď spracúvanie nie je skutočne nevyhnutné na výkon zmluvy. To znamená , posudzuje sa nevyhnutnosť spracúvania osobných údajov dotknutých osôb, aby zmluvné strany splnili povinnosti uvedené v zmluve. Dávame alternatívne do pozornosti aj ustanovenie § 8b ods. 2 písm. f) zákona č. 182/1993 Z. z. pri správe domu je správca povinný umožniť vlastníkovi bytu alebo nebytového priestoru v dome na požiadanie nahliadnuť do dokladov týkajúcich sa správy domu alebo čerpania fondu prevádzky, údržby a opráv. Podľa § 11 ods. 6 zákona č. 182/1993 Z. z. vlastník bytu alebo nebytového priestoru v dome má právo nahliadať do dokladov týkajúcich sa správy domu alebo čerpania fondu prevádzky, údržby a opráv.

Nakoľko však nie sme gestorom zákona č. 182/1993 Z. z., nie sme oprávnení ustanovenia tohto zákona záväzným spôsobom vykladať, a preto Vám odporúčame obrátiť sa aj na príslušný rezort Ministerstva dopravy a výstavby SR.



SÚHLAS SO SPRACOVANÍM OSOBNÝCH ÚDAJOV


Ďalšou dôležitou povinnosťou je mať na získané osobné údaje od dotknutej osoby (pokiaľ neexistuje iný právny základ) jej preukázateľný súhlas. Tento súhlas musí byť na presne definovaný účel. Takže pokiaľ si myslíte, že už máte súhlas so spracovaním OU od dotknutej osoby, ktorý ste získali v minulosti, dávame do pozornosti § 110 Zákona, ktorý v ods. 11) píše ,že súhlas so spracúvaním OU udelený podľa zákona platného do 25.5.2018, sa síce považuje za súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa predpisov účinných aj po 25. mája 2018, ale tento súhlas musí byť v súlade s aktuálnym Zákonom alebo osobitným predpisom.



OBOZNÁMENIE DOKTNUTÝCH OSÔB


Takže je veľmi dôležité , aby ste oboznámili všetky dotknuté osoby o spracovaní ich osobných údajov a to min. v rozsahu: údaje o prevádzkovateľovi, účel spracúvania osobných údajov, právny základ spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb, zoznam osobných údajov, právny základ získania týchto údajov, komu ich poskytujete , tretie strany /príjemcovia, zoznam sprostredkovateľov (pokiaľ existujú), doba uchovávania osobných údajov a netreba zabudnúť ani na práva dotknutej osoby. S týmito informáciami je potrebné preukázateľne oboznámiť všetky dotknuté osoby. To neznamená, že to musíte dať každej osobe podpísať, nakoľko samotné tlačivo má 3-5 strán, ale je možné to vyvesiť do spoločných priestorov, prečítať a zaznamenať to na bytovej schôdzi, alebo iným spôsobom doručiť dotknutým osobám.



KAMEROVÝ SYSTEM


GDPR - General Data Protection Regulation Takmer každý bytový dom v dnešnej dobe prevádzkuje kamerový systém. V prvom rade je dôležité si uvedomiť, kto je prevádzkovateľom tohto systému. Pozor, nemusí to byť automaticky majiteľ. Zákon sa vzťahuje na prevádzkovateľa. Takže pokiaľ ho nainštalovala a má v majetku nejaká osoba ( či už fyzická alebo právnická) a odovzdala ho do správy konkrétnemu bytovému domu, teda jeho zástupcovi (dôverníkovi), preukázateľne ho poučila s jeho právami a povinnosťami, ktoré ukladá Zákon, v plnej miere zodpovedá za ochranu osobných údajov tento zástupca. Je dôležité si uvedomiť, že kamerový systém má Zákonom presne definovaný účel využitia a nie je možné ho používať na niečo iné. Tak isto je dôležité zadefinovať, kto má k nemu prístup. Je neprípustné, aby bol napríklad rozvod videosignálu sprístupnený do každého bytu a každý by tak mohol sledovať online kamery. Zákon chráni práva dotknutých osôb a to nie sú len majitelia samotných bytov, prípadne nájomníci bytového domu, ale aj osoby, ktoré sa môžu pohybovať v priestore snímanom týmto systémom (návštevy, poštár atď.) Dôležité je mať takýto priestor označený piktogramom, ktorý je možné vidieť ešte pred vstupom do monitorovaného priestoru a tým pádom dáva možnosť voľby dotknutej osobe, či bude alebo nebude monitorovaná. Netreba zabudnúť ani na oboznámenie dotknutých osôb, ktoré je spomenuté vyššie.


OZNÁMENIE PORUŠENIA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV ÚRADU


Netreba zabudnúť ani na § 40 Zákona, ktorý Vám ukladá povinnosť oznámiť úradu porušenie ochrany osobných údajov do 72 hodín po tom, ako sa o ňom dozvedel; to neplatí, ak nie je pravdepodobné, že porušenie ochrany osobných údajov povedie k riziku pre práva fyzickej osoby.


Zodpovedná osoba a GDPR,

článok 39 ods. 1 nariadenia požaduje povinné určenie zodpovednej osoby v troch konkrétnych prípadoch.


a) spracúvanie vykonáva orgán verejnej moci alebo verejnoprávny subjekt
b) hlavnými činnosťami prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa sú spracovateľské operácie, ktoré si vyžadujú pravidelné a systematické monitorovanie dotknutých osôb vo veľkom rozsahu
c) hlavnými činnosťami prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa je spracúvanie osobitných kategórií údajov vo veľkom rozsahu alebo spracúvanie osobných údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky


 

ZÁVER


Ako ste si všimli, ochrana osobných údajov je rozsiahla téma a je veľmi dôležité ako, prípadne kto Vám spracuje dokumentáciu GDPR, nakoľko jedna vec je dokumentácia, ale dôležitejšie je realizovanie samotného zákona v praxi. Okrem množstva tlačív, ktoré je potrebné pripraviť a dať podpísať dotknutým osobám, sú tu ešte zmluvy o mlčanlivosti a prevádzkovateľsko - sprostredkovateľská zmluva , ktorá musí mať všetky náležitosti a byť spracovaná v súlade s §31 a článkom 28 nariadenia EU (a to sme ešte nespomenuli zásady spracovania osobných údajov a záznam o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa, prípadne sprostredkovateľa).

Niektoré dôležité dokumenty na stiahnutie





stromectol ivermektine colchicine generique rhinocortstromectol